Controle de estoque sem surpresas: os erros mais comuns e como evitar
Quase toda diferença entre o sistema e a prateleira tem uma causa conhecida. Veja quais são e o que muda quando o estoque está integrado ao caixa e às compras.
- Entrada por XML
- Baixa automática
- Inventário
- Estoque mínimo
O controle de estoque da Soft Soluções registra entradas pelo XML da nota fiscal do fornecedor, baixa os produtos a cada venda no caixa, permite inventário com relatório de divergência e avisa quando um item fica abaixo do estoque mínimo. É indicado para lojas, mercados e distribuidoras e funciona integrado ao PDV, ao financeiro e à emissão de NF-e e NFC-e, com suporte remoto 24 horas.
- No mercado
- Desde 1999
- Empresas atendidas
- Mais de 2.500
- Suporte
- Remoto, 24 horas
- Contrato
- Sem fidelidade
Estoque que não bate custa caro
Quando o número do sistema não confere com a prateleira, o prejuízo aparece de várias formas: cliente que volta sem levar o que queria, compra repetida de algo que já tinha, dinheiro parado em mercadoria esquecida no depósito.
A boa notícia é que as diferenças quase nunca são mistério. Elas vêm de alguns hábitos que se repetem em muitos comércios, e cada um tem uma correção prática.
Seis erros que desequilibram o estoque
Confira se algum deles acontece na sua loja.
Digitar a nota de compra
Quantidade ou produto trocado na digitação entra errado e fica errado. Com a entrada pelo XML, os itens vêm direto do arquivo do fornecedor.
Vender com o código de outro produto
Um sai do estoque no lugar do outro, e os dois ficam errados. Leitor de código de barras e busca bem feita resolvem.
Não lançar perdas e vencidos
O produto some da prateleira, mas continua no sistema. Registrar a perda leva segundos.
Fazer trocas por fora
A troca feita só no balcão desalinha dois itens de uma vez. Pelo sistema, entrada e saída ficam registradas.
Ter o mesmo produto cadastrado duas vezes
As vendas se dividem entre dois cadastros e nenhum deles mostra a verdade. A revisão de cadastro na implantação elimina duplicidades.
Comprar sem consultar o sistema
Sem estoque mínimo definido, a compra vira palpite. Com o mínimo cadastrado, o relatório de reposição mostra o que falta.
Para onde vai cada movimentação
No sistema integrado, o estoque não anda sozinho. Cada movimento repercute em outras áreas.
| Movimento | No estoque | Nas outras áreas |
|---|---|---|
| Nota de compra importada pelo XML | Soma a quantidade e atualiza o custo | Gera a conta a pagar do fornecedor |
| Venda no caixa | Baixa o produto na hora | Entra no caixa e na NFC-e |
| Venda para empresa | Baixa o produto | Emite NF-e e gera conta a receber |
| Perda ou vencimento | Retira o item com registro | Fica no histórico para consulta |
| Ajuste de inventário | Corrige a quantidade | Grava data e responsável pelo ajuste |
Antes de contar: preparação do inventário
Um inventário bem preparado é o ponto de partida para confiar nos números. Estes cuidados evitam retrabalho.
- Separar avarias e produtos vencidos antes da contagem
- Juntar itens iguais que estão espalhados
- Dividir a loja por setores ou grupos de produtos
- Trabalhar em duplas: um conta, o outro confere
- Usar leitor de código de barras na contagem
- Recontar os itens com grande divergência antes de ajustar
- Definir o estoque mínimo dos produtos principais logo após o ajuste
O que muda depois do primeiro inventário
Com um número confiável de partida, o trabalho diário fica por conta do sistema: compras entram pelo XML, vendas baixam o estoque na hora e perdas são registradas no momento em que acontecem.
O cadastro de cada produto também carrega NCM e tributação usados nas notas fiscais, e o custo atualizado ajuda a acompanhar a margem no controle financeiro. O estoque deixa de ser uma contagem semanal e passa a ser uma informação disponível a qualquer hora.
Perguntas frequentes
Quanto tempo depois do inventário o estoque começa a ficar confiável?
Logo após o ajuste, desde que as regras sejam seguidas: toda compra entra pelo sistema, toda venda passa pelo caixa e toda perda é registrada. Nas primeiras semanas vale fazer contagens rápidas de alguns itens de maior giro para confirmar que está tudo batendo. Se aparecer diferença, ela aponta um hábito que precisa ser corrigido.
Preciso vincular os produtos do fornecedor toda vez que chega uma nota?
Não. Na primeira nota de cada fornecedor, você informa qual produto do seu cadastro corresponde a cada item do XML. O sistema guarda essa relação, e nas notas seguintes a entrada acontece com quantidade e custo atualizados, sem precisar refazer o vínculo.
Dá para fazer inventário sem fechar a loja?
Dá. Dá para contar um setor ou uma família de produtos por dia, enquanto o restante da loja continua vendendo. Em lojas menores, muitas vezes é mais prático contar tudo de uma vez num domingo ou feriado. Na implantação, ajudamos a escolher o formato mais adequado ao seu movimento.
Como registro produtos que estragaram ou venceram?
Pelo lançamento de perda no próprio sistema. O item sai do estoque com o motivo registrado, e a informação fica no histórico para consulta. Isso evita que o produto continue aparecendo como disponível e ajuda a enxergar onde estão os desperdícios que se repetem.
O controle de estoque funciona para mercado com balança?
Funciona. Produtos pesáveis são vendidos por peso no caixa e baixados do estoque na quantidade vendida, e o sistema trabalha integrado à balança. Para mercados, padarias e açougues, isso mantém o estoque de itens a granel sob controle junto com os demais produtos da loja.
Como é cobrado o sistema com controle de estoque?
O controle de estoque faz parte do sistema. A cobrança tem taxa de adesão no início, com instalação, configuração e treinamento, e mensalidade pós-paga, referente ao mês já usado, sem fidelidade. A cada três anos há uma atualização obrigatória, no valor de 50% da adesão, que mantém o sistema de acordo com a Sefaz e a Receita; sem ela, o sistema expira. Quem cancela e volta paga nova adesão, e conversão de dados de outro sistema é orçada à parte.
Quer saber por que o seu estoque não bate?
Na demonstração, mostramos a entrada por XML, o inventário e o relatório de reposição com exemplos do seu ramo.