Sistema para distribuidora: um dia de trabalho, do pedido à nota
Acompanhe a rotina de uma distribuidora que recebe pedidos da rua, do telefone e do balcão, e veja onde o sistema tira retrabalho em cada etapa.
- Pedidos pelo celular
- NF-e
- Estoque integrado
- Suporte 24 horas
O sistema para distribuidora da Soft Soluções reúne pedidos feitos pelos vendedores externos no celular, em Android e iPhone, com a emissão de NF-e, o controle de estoque, a entrada de notas de fornecedores por XML e as contas a pagar e a receber. Os preços seguem a tabela atribuída a cada vendedor. A empresa está no mercado desde 1999 e oferece suporte remoto 24 horas.
- No mercado
- Desde 1999
- Empresas atendidas
- Mais de 2.500
- Suporte
- Remoto, 24 horas
- Contrato
- Sem fidelidade
Muitos pedidos, muitas portas de entrada
Numa distribuidora, o pedido chega de todo lado: do vendedor que está visitando clientes, do comerciante que liga, de quem aparece no balcão. Quando cada canal tem um controle diferente, alguém passa o dia redigitando, e qualquer erro de item, quantidade ou preço volta como devolução.
O sistema junta esses canais num lugar só. Para entender o que muda, vale seguir um dia inteiro de trabalho.
A rotina, hora a hora
Um dia típico de uma distribuidora que usa o sistema com vendedores externos.
Começo da manhã
Os vendedores saem com o aplicativo no celular, já com a lista de clientes e a tabela de preço definida para cada um.
Durante as visitas
O pedido é lançado na frente do cliente. Se o lugar estiver sem sinal, o pedido fica guardado no aparelho e segue quando a internet voltar.
Ao longo do dia
Os pedidos chegam ao sistema da empresa prontos para conferir e faturar, sem papel e sem mensagem para redigitar.
Faturamento e expedição
A NF-e é emitida para cada cliente, o estoque é baixado e a conta a receber é gerada na mesma operação.
Chegada de mercadoria
A nota do fornecedor é importada pelo XML, atualizando quantidade e custo, e a conta a pagar já fica lançada.
Fim do expediente
A gerência consulta os pedidos do dia por vendedor e confere o que está a receber e a pagar.
Onde o tempo se perdia e onde ele volta
Pontos de atrito comuns na distribuição e como ficam com o sistema.
| Atrito | Com o sistema |
|---|---|
| Pedido em talão ou por mensagem, digitado de novo no escritório | O pedido feito no celular entra direto no sistema |
| Vendedor passando preço fora do combinado | Cada vendedor usa a tabela de preço definida para ele |
| Nota de fornecedor digitada item por item | Entrada pelo XML, sem digitação |
| Não saber quanto cada cliente deve | Contas a receber por cliente, sempre atualizadas |
| Dados guardados só no computador da empresa | Backup em nuvem, com cópia fora da empresa |
Antes de começar, tenha definido
Estes pontos agilizam a implantação na distribuidora.
- Quantos vendedores externos vão usar o aplicativo
- Qual tabela de preço cada vendedor vai usar
- Lista de clientes com CNPJ e endereço
- Certificado digital da empresa válido
- Contato do contador para revisar a tributação da NF-e
- Principais fornecedores, para os primeiros vínculos de XML
Perguntas frequentes
Os pedidos do telefone e do balcão também entram no mesmo sistema?
Entram. Além dos pedidos feitos pelos vendedores no celular, a equipe interna lança no sistema os pedidos que chegam por telefone ou no balcão. Tudo fica no mesmo lugar, com o mesmo cadastro de clientes e produtos, o mesmo estoque e o mesmo financeiro, o que evita controles paralelos em cadernos ou planilhas.
O aplicativo de vendas funciona em qualquer celular?
Funciona em Android e iPhone. Ele roda pelo navegador e pode ser instalado na tela inicial, como um aplicativo comum, sem passar por loja de aplicativos. Isso facilita incluir um vendedor novo ou trocar de aparelho, porque não depende de modelo nem de sistema específico.
O vendedor consegue trabalhar em cliente sem sinal de internet?
Consegue. Sem conexão, o pedido é salvo no próprio celular e enviado ao sistema da empresa automaticamente quando a internet voltar. O vendedor não precisa anotar no papel para passar depois, e a empresa não corre o risco de perder o pedido.
A NF-e sai com a tributação correta para cada cliente?
A tributação é configurada no cadastro dos produtos e revisada com o seu contador durante a implantação. A partir daí, a NF-e é emitida com essas regras, e o cadastro do cliente fornece os dados do destinatário. Mudanças de regra fiscal são acompanhadas pelas atualizações do sistema.
Consigo acompanhar o que cada vendedor vendeu?
Consegue. A gerência consulta os pedidos de todos os vendedores, com filtro por vendedor, e os relatórios de vendas mostram o movimento por período. Isso ajuda a acompanhar a carteira de clientes de cada um e a planejar compras com base no que realmente está saindo.
Como funciona a cobrança?
Há uma taxa de adesão no início, com instalação, configuração e treinamento, e uma mensalidade pós-paga, referente ao mês já utilizado, sem fidelidade. A cada três anos, a atualização obrigatória custa 50% da adesão e mantém o sistema em dia com a Sefaz e a Receita; sem ela, o sistema expira. Quem cancela e volta paga nova adesão. A conversão de dados de outro sistema é orçada à parte, e o valor considera também o número de vendedores externos.
Veja o pedido do vendedor virar nota
Na demonstração, fazemos um pedido no celular, acompanhamos sua chegada ao sistema e emitimos a NF-e, do começo ao fim.