Sistema para autopeças: os erros mais comuns no balcão e como evitar
Peça errada, nota com tributação incorreta e conta de oficina esquecida custam caro. O sistema foi pensado para reduzir esses tropeços.
- Busca por referência
- Orçamento
- Conta de oficina
- ICMS-ST
A Soft Soluções Ltda, no mercado desde 1999 e com mais de 2.500 empresas atendidas, implanta em lojas de autopeças um sistema que encontra a peça pela referência de fábrica, pelo código de barras, pelo código da loja ou por parte do nome, mostra onde ela está guardada, transforma orçamento em venda, controla a conta de oficinas e emite notas eletrônicas com tributação por produto, inclusive ICMS-ST, além de TEF, PIX, estoque, financeiro e suporte remoto 24 horas.
- No mercado
- Desde 1999
- Empresas atendidas
- Mais de 2.500
- Suporte
- Remoto, 24 horas
- Contrato
- Sem fidelidade
Onde o balcão de autopeças perde tempo e dinheiro
O mecânico liga pedindo uma peça pelo código da montadora. Outro cliente chega com a peça gasta na mão. Um terceiro traz a referência de um fabricante que você não trabalha. Em todos os casos, o balconista precisa achar o item equivalente, confirmar se tem em estoque e dizer onde está.
Ao mesmo tempo, muitas peças entram no regime de substituição tributária do ICMS, e oficinas compram a prazo com acerto semanal ou mensal. Quando qualquer uma dessas pontas falha, o prejuízo aparece depois: devolução, multa ou conta que ninguém cobrou.
Cinco erros comuns e o que o sistema faz a respeito
Situações que se repetem em lojas de peças de todos os tamanhos.
Não achar a peça pelo código do cliente
O cadastro aceita, para a mesma peça, o código da loja, o de barras, a referência de fábrica e equivalências. Qualquer um deles localiza o item.
Mandar buscar o que não existe
A busca mostra estoque, preço e localização no depósito, com corredor, prateleira ou gaveta. Funcionário novo encontra sem depender dos antigos.
Nota com tributação errada
A tributação é configurada por produto, incluindo os itens com ICMS retido, e validada com o seu contador na implantação.
Esquecer a conta da oficina
Oficinas e mecânicos têm limite de crédito, compras em aberto e relatório do que está vencido.
Digitar o orçamento duas vezes
O orçamento fica salvo com itens e preços e vira venda quando o cliente aprova. O estoque só baixa nesse momento.
Do pedido do mecânico à nota emitida
Um atendimento típico, passo a passo.
Pesquisa
Com qualquer código ou um pedaço do nome da peça, o balconista vê saldo, preço e localização.
Orçamento
Se o cliente ainda vai decidir, o orçamento é salvo para ser retomado depois.
Venda
Aprovado, o orçamento vira venda sem redigitar os itens.
Pagamento
À vista no PIX ou no cartão pelo TEF, ou lançado na conta da oficina.
Documento fiscal
NFC-e para consumidor final ou NF-e para empresa, com a tributação já cadastrada na peça.
Controles que a loja acompanha no dia a dia
Com o sistema em uso, estas informações ficam à mão.
- Clientes a prazo com saldo vencido
- Peças abaixo do estoque mínimo, por fornecedor
- Notas de fornecedores importadas pelo XML
- Relatórios de vendas por período
- Fechamento de caixa por forma de pagamento
- Contas a pagar aos distribuidores
Seu cadastro é um patrimônio
Referências, equivalências e localizações levam anos para serem montadas. Na troca de sistema, perder isso é recomeçar do zero. Por isso, sempre que conseguimos ler a base do sistema anterior ou um arquivo exportado por ele, convertemos produtos, clientes e fornecedores antes de começar a vender no sistema novo. Esse trabalho é orçado à parte, pois varia conforme o sistema de origem.
Perguntas frequentes
O mecânico pede a peça por telefone. Como consulto rápido?
Enquanto fala com ele, o balconista digita no sistema qualquer código que o mecânico informar, seja referência do fabricante, código equivalente ou parte da descrição. A tela mostra se há estoque, o preço e onde a peça está guardada. Se ele quiser confirmar depois, o orçamento fica salvo e vira venda quando ele aprovar.
As oficinas acertam por semana ou por mês. Dá para controlar?
Dá. Para cada oficina você define um limite de crédito, e as compras vão acumulando em aberto até o acerto combinado. Na tela aparecem o saldo do cliente, o que já venceu e o histórico de compras, e o recebimento é lançado no caixa quando a oficina paga.
O sistema faz ordem de serviço para oficina?
Não. O sistema não tem ordem de serviço. Ele é voltado para a loja de peças: busca, orçamento, venda, conta de cliente, estoque, notas fiscais e financeiro. Se a sua empresa também tem oficina e depende de ordem de serviço, é importante considerar isso na escolha.
Recebo notas eletrônicas dos distribuidores. Preciso lançar item por item?
Não. A entrada de mercadoria é feita pela importação do XML da nota. Quantidades e custos entram no estoque sem redigitação, o que economiza tempo em lojas que recebem notas com dezenas de itens e reduz erros de cadastro. Depois da importação, os saldos já aparecem atualizados na busca do balcão.
Como o sistema lida com a substituição tributária?
A tributação é configurada em cada produto, inclusive nos casos de ICMS retido por substituição, garantindo códigos fiscais certos nas notas eletrônicas. Qual regra vale para cada item deve ser definida com o seu contador. Fazemos essa conferência junto com ele durante a implantação.
Quanto custa e como é cobrado?
O início tem uma taxa de adesão, que cobre instalação, configuração e treinamento. A mensalidade é pós-paga, pelo mês já usado, e sem fidelidade. A cada três anos há uma atualização obrigatória, de 50% do valor da adesão, que mantém o sistema em dia com a Sefaz e a Receita; sem ela, ele expira. Cancelou e quer voltar, paga nova adesão. A conversão do cadastro antigo é orçada à parte.
Traga as referências que seu balcão procura todo dia
Na demonstração, testamos a busca com códigos reais da sua loja e mostramos o orçamento virando venda com a nota certa.