Sistema para ótica
Uma comparação direta entre a ficha de papel e o sistema, e um retrato honesto do que ele faz e do que não faz na rotina da ótica.
- Receita no cadastro
- Estoque de armações
- Crediário
- NFC-e, TEF e PIX
A Soft Soluções, no mercado desde 1999, implanta sistema para óticas. Os dados da receita dos óculos ficam guardados no cadastro do cliente, junto com o histórico de compras e o crediário. O sistema controla o estoque de armações, óculos de sol e acessórios por código de barras, emite NFC-e, recebe cartão pelo TEF e PIX e lança notas de fornecedores pelo XML. Não tem ordem de serviço.
- No mercado
- Desde 1999
- Empresas atendidas
- Mais de 2.500
- Suporte
- Remoto, 24 horas
- Contrato
- Sem fidelidade
Ficha de papel x sistema
O que acontece com as informações da ótica em cada um dos formatos.
| Informação | Na ficha de papel | No sistema |
|---|---|---|
| Receita do cliente | Pode rasgar, apagar ou ficar ilegível | Gravada no cadastro do cliente, pronta para consulta |
| Compras anteriores | Espalhadas em notas e cadernos | Histórico reunido no mesmo cadastro |
| Parcelas a receber | Controle manual, sujeito a esquecimento | Crediário com vencimentos e atrasos à vista |
| Armações em estoque | Contagem na vitrine | Saldo atualizado a cada venda pelo código de barras |
| Pagamento no cartão | Valor digitado na maquininha | Valor enviado pelo TEF, sem digitação |
O que o sistema faz, e o que não faz
O sistema guarda no cadastro do cliente os dados da receita que ele apresentou. Quando ele volta para trocar a lente ou fazer um novo par, o atendente abre o cadastro e encontra a receita anterior, as compras e as parcelas.
É bom saber também o que fica de fora: o sistema não tem ordem de serviço, então o acompanhamento dos óculos no laboratório não é feito por ele. Exame de vista também não é com ele: essa tarefa cabe a profissional habilitado, e o sistema não a substitui.
Na venda de cada dia
Recursos que a ótica usa no balcão, do provador ao caixa.
Armações e óculos de sol
Cadastro com código de barras e baixa automática a cada venda, incluindo lentes de contato e acessórios.
Crediário da loja
Parcelamento próprio com controle de atraso e recebimento parcial.
TEF e PIX
Cartão e PIX registrados na venda, sem digitar valor na maquininha.
NFC-e
Nota ao consumidor emitida no fechamento da venda.
Compras pelo XML
A nota de quem fornece armações e lentes é lançada pelo arquivo XML.
O que levar para a demonstração
Com estes itens, a demonstração mostra a rotina real da sua ótica.
- Algumas armações com código de barras
- Um exemplo de receita para cadastrar (sem dados pessoais reais)
- Uma nota de compra de fornecedor em XML
- Suas condições de parcelamento no crediário
- As dúvidas da equipe que atende no balcão
Perguntas frequentes
Onde fica guardada a receita do cliente?
Na tela de cadastro do próprio cliente. Ao atender alguém que já comprou na ótica, basta abrir o cadastro para ver os dados da receita registrada, junto com o histórico de compras e as parcelas do crediário. Isso evita pedir que o cliente traga de novo a receita antiga.
Tem ordem de serviço para acompanhar os óculos no laboratório?
Não tem. O sistema não trabalha com ordem de serviço, então o acompanhamento do pedido junto ao laboratório precisa ser feito à parte. O que ele oferece para a ótica é a receita guardada no cadastro do cliente, o controle de estoque, o crediário, a emissão de NFC-e e o pagamento integrado.
O sistema calcula grau ou faz exame de vista?
Não. Ele só guarda os dados da receita que o cliente trouxe. O exame de vista deve ser feito por profissional habilitado, e o sistema não substitui essa etapa. O papel dele é deixar a receita registrada para que o próximo atendimento seja mais rápido e sem retrabalho.
Dá para vender em parcelas no crediário da ótica?
Dá. A venda parcelada no crediário da loja fica registrada na conta do cliente, com as parcelas, os vencimentos e os pagamentos, inclusive recebimentos parciais. Também é possível parcelar no cartão pelo TEF. As parcelas em atraso ficam fáceis de identificar.
Lentes de contato e acessórios também entram no estoque?
Entram. Tudo o que a ótica vende, de armações e óculos de sol a acessórios e lentes de contato, pode ter código de barras, e cada venda atualiza o saldo. Assim fica fácil saber o que ainda está na vitrine. As notas dos fornecedores entram pelo arquivo XML, sem digitação item a item.
Como funciona a cobrança do sistema?
Na contratação há uma taxa de adesão, que cobre instalação, configuração e treinamento. A mensalidade é pós-paga, referente ao mês já utilizado, e sem fidelidade. A cada três anos há uma atualização obrigatória de 50% da adesão, que mantém o sistema de acordo com Sefaz e Receita; sem ela, o sistema expira. A conversão de dados de outro sistema é orçada à parte, e quem cancela e retorna paga nova adesão.
Veja como fica a rotina da sua ótica no sistema
Mostramos o cadastro com a receita, uma venda parcelada no crediário e a NFC-e saindo no caixa, com produtos da sua loja.